Cosa significa firmare i preventivi online? In che modo questa funzione può semplificare molti passaggi nello scambio e nell’accettazione di un preventivo rendendolo valido sotto tutti i punti di vista? Ne parliamo nel nostro articolo.
La digitalizzazione ha semplificato molti processi aziendali e commerciali tra questi c’è anche la gestione dei preventivi. Oggi è possibile inviare, accettare e firmare un preventivo online in pochi passaggi, senza bisogno di stampe o documenti cartacei. Ma firmare preventivi online ha molti altri vantaggi. Ad esempio, permette di accelerare l’intero processo rendendo tutto più automatico e immediato. Vediamo ora come utilizzare la firma digitale con l’aiuto del software gestionale Bman.
Cosa significa firmare un preventivo online
Creare, inviare e firmare digitalmente un preventivo è un passaggio molto utile soprattutto per chi lavora costantemente con clienti e fornitori. La possibilità di concludere accordi, vendere un prodotto o un servizio senza avere necessariamente un incontro fisico può fare davvero la differenza. La firma digitale o firma grafometrica rappresenta una soluzione pratica ed efficace. Permette di validare il documento in pochi secondi, garantendo allo stesso tempo autenticità. Questo strumento non solo semplifica il lavoro, ma assicura anche un maggiore controllo nelle transazioni commerciali. La firma grafometrica permette di apporre la propria firma direttamente su computer tramite il mouse o su un dispositivo touchscreen come un tablet o uno smartphone attraverso una pennina. Un’alternativa comoda alla firma tradizionale per finalizzare accordi ovunque ci si trovi.
Come firmare un preventivo online con Bman
Il gestionale Bman, tra le diverse funzioni legate alla gestione dei preventivi offre la possibilità di firmare il documento direttamente online. Dopo aver creato un nuovo preventivo, scelto il modello personalizzato con i dati dei clienti e i dettagli dell’offerta è possibile inviarlo direttamente per email.
Invio del preventivo
L’invio al cliente o fornitore tramite email rende il processo rapido e comodo, senza bisogno di documenti cartacei.
Accettazione e firma
Il cliente riceve il preventivo via email e può visualizzarlo facilmente. Se accetta l’offerta, ha la possibilità di firmarlo digitalmente direttamente dal proprio dispositivo e senza ulteriori strumenti. La firma viene acquisita in modo sicuro e associata al documento.
Restituzione e archiviazione
Dopo aver firmato, il cliente invia il documento direttamente tramite Bman. Il preventivo viene poi archiviato automaticamente nel sistema.
Vantaggi e sicurezza della firma digitale nei preventivi
La firma digitale è una soluzione sicura, poiché è personale e difficilmente falsificabile, garantendo autenticità e protezione ai documenti. Dal punto di vista legale, ha lo stesso valore di una firma tradizionale. Questo significa che gli accordi conclusi digitalmente hanno efficacia e tutela per entrambe le parti. Un altro grande vantaggio è l’efficienza: riducendo i tempi di approvazione e conferma degli ordini, si snelliscono i processi e si evitano ritardi.
La firma digitale contribuisce anche alla sostenibilità, eliminando l’uso della carta e riducendo l’impatto ambientale. Inoltre, è moderna e può migliorare l’immagine dell’azienda, trasmettendo professionalità e affidabilità ai clienti. Infine, tutti i preventivi firmati vengono archiviati in formato digitale, semplificando la loro gestione e rendendo più facile la consultazione in qualsiasi momento.
Utilizzare la firma digitale per firmare i preventivi online è una soluzione moderna, sicura e vantaggiosa. Con il software Bman si può digitalizzare il processo rapidamente e in modo molto semplice.