Il software magazzino nel panorama aziendale e commerciale, è ancora poco utilizzato nonostante sia ormai chiaro come la gestione stessa del proprio magazzino sia vitale e strategica per superare la concorrenza ed essere competitivi. L’intera catena di approvvigionamento (supply chain) è un processo sempre più rilevante per portare sul mercato un prodotto attraverso il passaggio dal fornitore fino al cliente. La tecnologia nel mercato attuale è diventata fondamentale perché è in grado di rispondere velocemente ad esigenze nuove e sempre più complesse. Ma serve anche a gestire esigenze diversificate e complesse. Basta pensare al numero crescente di articoli, alle loro varianti e variabili (taglie e colori, modelli diversi), al crescere del numero di e-commerce e alla necessità di integrare le attività di gestione e contabilità oppure le relazioni con partner e fornitori o più servizi o sedi.
Magazzino o deposito?
Il magazzino è il luogo dove avviene lo stoccaggio e la movimentazione delle merci e dei materiali. Il luogo dove avvengono diverse operazioni come l’arrivo delle merci; la loro organizzazione ma anche la gestione degli ordini, delle scorte o rimanenze e dell’inventario. Spesso si parla anche di deposito oltre che di magazzino. In realtà esiste una differenza tra i due termini. Un’azienda o attività commerciale può, infatti, avere più magazzini e più depositi. Al magazzino (spesso definito centrale) possono essere associati più depositi. Allo stesso tempo, i depositi possono essere sia fisici che virtuali.
Ultimamente, con il diffondersi delle modalità di vendita online molte attività affiancano i canali tradizionali con l’e-commerce. In questo caso, può nascere l’esigenza di avere un controllo diverso degli articoli. Il gestionale magazzino permette di creare depositi separati anche solo virtuali per gestire gli stock di vendita oppure per gestire gli spostamenti di articoli o merci internamente (tra più sedi) o rispetto ai fornitori. Esiste anche la possibilità di creare depositi solo temporanei mirati a determinate esigenze legate ad una particolare merce o fornitura. Le possibilità aumentano, così, come le figure (personale o collaboratori) coinvolte. Tecnologia, funzioni modulari del software magazzino e il cloud che permette l’utilizzo degli strumenti software ovunque, sono un aiuto concreto e sicuro.
Le funzioni avanzate del software magazzino
Una gestione adeguata del magazzino deve necessariamente andare oltre una semplice organizzazione manuale o basata su semplici calcoli o fogli excel. Tutto deve essere automatizzato e monitorato in tempo reale. Pensiamo nuovamente all’e-commerce e alle difficoltà che si possono avere con una mancata gestione degli stock e degli articoli in vendita. Un sistema per la gestione logistica deve avere funzioni sempre aggiornate in modo continuativo (altro vantaggio del cloud). Ma anche in base alle esigenze del mercato, della normativa e dell’intera gestione aziendale. Inoltre, deve prevedere attività di reportistica e controllo. Deve permettere di monitorare le giacenze, inoltrare ordini per l’acquisto di nuove merci, effettuare operazioni di carico e scarico per categorie merceologiche e gestire etichette e codici. Leggere e gestire i codici a barre facilmente è una funzione, ad esempio, molto richiesta. (Qui alcune informazioni su BmanScan l’applicazione che fa perte del software Bman in grado di trasformare il proprio smartphone in un lettore di codice a barre portatile).
Sincronizzare il magazzino con l’e-commerce non è l’unica funzione utile. Il software magazzino per essere funzionale è anche software gestionale completo ed integrato con le funzioni di contabilità, fatturazione, ordini, le attività di vendita e marketing e con le funzioni di vendita touch (vendita tramite cassa). Non ultimo, permette di gestire i documenti di trasporto o DDT.
Perché il cloud?
Il cloud combina scalabilità, sicurezza ed innovazione. Permette una rapida integrazione con molti servizi o prodotti. Permette di risparmiare anche grazie ai diversi incentivi spesso messi in campo nei percorsi di transizione digitale delle aziende. Permette di avere un software magazzino modulare in base alle proprie esigenze commerciali. Inoltre, un importante vantaggio è legato all’archiviazione dei dati. Tutti i dati sono archiviati automaticamente in modo da essere sempre facilmente recuperati e non sono causa di ritardi o di interruzioni continue.
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